#每周一固定連載
《從零到千萬業務的18個成功秘笈》
秘笈（七 ）做好通訊錄管理
懂得運用時間，
往往是千萬業務和一般業務間～
業績為何差距那麼大的重大關鍵。
我們在秘笈四介紹過～時間管理的重要，
但對千萬業務來說～善用工具，
更是時間管理的必要輔助工具。
包含透過視訊及遠距離交流，
可以不須舟車勞頓就能洽商客戶。
結合直播及社群連結，
可以將產品說明推介給數百人。
此外，在與客戶洽商時，
若隨身掏出的是更尖端的科技應用工具，
簡報呈現的樣貌更加新穎等等，
也會讓客戶留下深刻印象，促進成交率。
關於如何善用工具，
有賴我們平日多多增長～
自己的時代脈動觸角，
以及不斷接觸新的科技事務。
本章要來分享的～
則是每個業務～
必須具備的時間管理工具：手機。
在現代結合手機可以更方便時間管理，
但其實就算在從前時代，
用最傳統的筆記方式，
一樣可以做到客戶管理。
通訊錄～看似平凡的隨身紀錄，但卻可以帶來不凡的交易影響。
◎ 時間管理很重要，結合通訊錄事半功倍
善用通訊錄～
是我拓展業績很重要的武器。
我從事業務工作十幾年來，
都有個良好習慣，我把從以前到現代，
所有曾接待過的客戶以及～
有機會商務交流過的名片，
都會依照一定規範，
把對象的姓名電話地址或是喜好等等，
建立成完備的通訊錄。
可以說：人脈帶著走。
其優點包括，可能這一次成交的客戶，
當下一個案子進行，他依然可能有意願購買。此外，依通訊錄分類，把同樣產業歸納一起，
若有相關範疇，
比如說我要拜訪一位新朋友是位醫師，
就可以請教過往成交過的醫師客戶。
最後，這個通訊錄，就是我的整體資源礦脈。
舉例，今天我去汐止拜訪遠雄～
在那邊的辦公室，行程結束後，
還有多餘時間，那我也不會浪費，
就查通訊錄有哪個客戶跟汐止有地緣關係，
一查，有位三年前曾來看屋，
後來雖然沒成交，但當時談話感覺很不錯的溫姐。
我於是打電話給溫姐，
跟她說我剛好來汐止，
可不可以順道去拜訪她?
溫姐說當然歡迎啊！
我於是過去拜訪，順便聊一下～
我現在轉戰保險部門，
她也表達有興趣多深入了解這一塊。
當時我剛轉入保險事業，
很多東西還不熟悉，
我回公司再準備多一點資料後，
再來拜訪溫姐，這一次～
她就跟我買了全家七人，
每年一百一十萬的保險合約，
可以說，如果那時沒有借助通訊錄，
就不會有這個商機。
所以通訊錄真的很重要。
但談起通訊錄， 身為一個成功的業務，
誰不是口袋名單一堆呢?
不說陌生客～
單說已經成交或正式商談過的客戶，
可能就上百人，若再加上零零總總，
可能是社團裡交換的名片，
或者朋友介紹的朋友等等，
這些資料都被輸入你的手機通訊錄裡，
若不善加管理，久而久之～就會變成一種困擾。
舉個例子，假定今天我們通訊錄裡～
有上千筆電話資料 (事實上，以我本身來說，手機通訊錄裡就有超過四千個名單)
再假定～今天剛好政府發布一個，
財經相關的訊息，可能是利率調整等等的，
於是一天內，很多朋友都想～
詢問相關的資訊，
而恰好你是他們認識的專家，
於是幾小時裡，你不斷接到電話。
如果初始你就沒做好電話管理，
那就會出現以下兩種狀況：
* 來電了，你根本不知道對方是誰～
也無法掌控對話的用語是該禮貌還是熱情?
或者你有做過簡單的管理，
至少知道打來的是李某某先生，
但你實在認識太多人了，
一邊講電話你還是想不起來對方長怎樣?
在哪認識的? 談起話來過程有些尷尬。
* 一天內打來數十通電話～
(因為都想問那個政府發布的訊息)，
結果整天你甚麼事都不用做了。
光接電話，以及浪費在回答以及客套上的時間，轉眼天黑，手機都快沒電了，一天沒做成任何生意，還感到身心俱疲。
或許有人說，這是極端狀況。
然而，可以肯定的一件事，
一個千萬業務～
絕對會是通訊錄名單滿滿的人，
不可能有人只認識不到一百個人，
就能成交到讓自己有千萬身價業績的生意。
終究，我們還是要做好通訊錄管理。
以我來說，我可以在來電時，
光看一下螢幕，
立刻判定以下兩大資訊：
● 這是否是重要客戶?
我的通訊錄上，都有標示相關註記。
來電時都會顯示，依每個產業，
可能註記方式不同。
以我在遠雄買賣房屋來說，
由於是高單價物品，
我會依對方財力以及購買意願做一定的註記。
● 是否是重要的事情?
知道對方身分，
就可以聯想到對方是甚麼事。
如果是平常很少打來的家人，
可能是突然有急事。
如果是之前不在通訊錄名單上的新號碼，
有可能是透過客戶介紹全新的商機，
但也可能是純粹的廣告行銷電話。
如果是原本通訊上名單客戶打來，
也可以依照註記，初步判定是什麼事。
必須做這樣判定的原因～
以我來說，每天都有滿滿行程，
可能正在和客戶談生意中，
除非很緊急電話，否則就暫時不接。
或者有時候，是重要客戶打來，
但我若發現自己尚未準備好相關資料，
那就會趕快先整理好資料再回電。
基本上～對方不會因為，
你沒接電話就不高興，
大家都知道我們是業務員，
可能正在會議中不便講電話，
於是我們就可以讓電話響過後，
之後再來重新整理資訊，
判定哪些電話要回，哪些電話不必回，
對方若有重要事情，自然會再來電。
一個不能做好基礎通訊錄管理的人，
就等同把自己的時間全然交給外人主宰，
任何人都可以靠一通電話，剝奪你的時間。
◎ 製作清楚明瞭的通訊錄
通訊錄如何管理?
其實沒有一個共通的標準，
畢竟每個人所處的產業不同，
個人的生意模式及與人交談習慣也不同。
然而通訊錄管理有以下兩個共通的重點：
1) 必須讓自己一目了然
以我的手機管理來說，
能夠做到看一眼，
就可以知道很多資訊。
請注意，我說的是看「一眼」。
如果有人看到來電，
要點選翻閱個人資訊說明，
上面條列某某人是哪家公司董事長、
是老闆的好朋友、生日在四月中、
家中有兩個讀中學的孩子、喜歡喝酒等等。
那已經不算一目了然。
當然，在每個通訊錄上，
都可以進階做這些個人資料管理。
但我說的一目了然，是指在來電時，
就刻意在對方顯示名稱上，
透過相關註記，讓自己可以看到很多資訊。
2) 必須方便管理
就好比一間圖書館，
如果上萬本書，
都是依照書籍買入的時間順序放置，
而沒有分類標準，那
是最糟糕的管理，
任何人要去圖書館借書，
都只能從上萬本書中，一本一本找。
同樣地，我們的通訊錄，
如果不管理，假定後來累積上千筆資料，
好比說你今天想打電話給一個客戶，
就必須一筆一筆找。
或者有人會說，手機會依照姓氏排比啊！
但假定你忘記那個客戶是姓李還是姓王呢?
那就必須花更多時間去搜尋才找得到。
因此，做好管理，依照前面兩個重點，
可以簡單歸納出通訊錄管理必須，
第一，建立一個可以識別的代稱，
第二，做好不同檔夾的歸類。
這也是我的通訊錄管理方法，
透過這樣的方式，我不但可以第一時間，
掌握客戶來電或我的去電效率，
並且還可以統整自己的業績，
好比說～我的通訊錄，
有依照客戶等級分大範圍分類為ABC等等，
當AB級客戶很少，C級客戶較多，
我就知道要設法轉換C級客戶為更高消費等級的客戶。
以下是我的通訊錄管理法，
如同前述，每個人的情況不同，
我所列的方式，僅供參考：
● 圖案管理
千言萬語，其實若化為圖案，
可能只需幾個字。
例如今天你想約重量級客戶吃飯，
基於平常的資料蒐集，
你手機裡的確有好多餐廳名單，
但傳統的登記方式，
好比說你想找「位在新北市板橋的大餐廳」，某家餐廳名「心心鐵板料理餐廳」，
「心」字四畫，位在通訊錄前，
另一家餐廳名「龍鳳鐵板料理餐廳」，
龍字筆畫很多，在通訊後面。
依照筆畫去找，光瀏覽就要花很多時間。
但可能光一個圖案就可以簡單代表一整個餐廳群。但若採取圖案管理；
首先，所有餐廳類別的，
統一前面放個叉子圖案。
如此，我只要搜尋叉子，
所有我通訊錄中的餐廳資料就出現，
接著再搭配其他符號，
例如依照地區別，依照餐飲類別等。
就可以更快找到資料。
在我的圖案管理中，
區分私人生活及事業的。
事業包括客戶、同事、重要支援廠商等，
私人生活包含親友電話，
以及吃喝玩樂及生活機能如藥房、
安親班等等。
這兩類不會混在一起，
因為一開頭，就已經用圖案區隔。
我在房地產交易客戶分類上，
已經跟我買過房子的客戶，
前面會放個蘋果圖案，
正在現在進行式的客戶，
前面換個魚的圖案。
以我每天業務開發來說，
最緊急要聯絡的，
一定都是前頭有魚圖案的客戶，
如此，可以快速打開通訊錄，
就一目了然我現在正有幾條「魚」，
也就是幾個進行中的客戶。
通訊錄是可以管理的，
一個圖案為魚的客戶，一旦成交了，
只要打開手機修改通訊錄設定，
就可以把魚改為蘋果。
● 英文字母管理
會採用英文字母管理，
不是因為這是國際化語言，而是因為方便。
畢竟，英文就只有26個字母，不像中文，
若依筆畫順序，可以好幾百個不同開頭的字，搜尋困難。
以英文符號，也可以快速定位一個意思。
例如在多數人心目中，A都代表頂級的意思，同理，在我的通訊裡，可以針對這類客戶，
標示個A。當有A級客戶來電，再怎麼忙，也要撥空那通電話。
其他的標示 (同樣僅供參考)：
M:在我通訊錄中裡，
M就是代表Money的意思。
由於我原本是從事房地產銷售，
因此「有錢」這個條件很重要，
若有客戶尚未成交，
但本身是億萬富翁，
我會在通訊錄上作此註記。
不是見錢眼開，
而是因為針對不同等級的客戶，
介紹的物件類別也會不同。
N：這裡的N，不是取字母縮寫的意思，
而是M再少一個峰的概念。
以房地產銷售來說，
頂級客戶是財力雄厚的M，
但即便少一個峰，
也依然是收入不錯的高資產一族，
對方可能是律師、會計師或科技電子新貴，
資產不是好幾十億那種等級，
但也至少有數千萬以上財富，
可能是中小企業主等等。
都是有實力購買房地產的準客戶。
W:以字母意向來看，
W可看成是M的相反。不過在我通訊錄中，
W不一定是指口袋沒錢的人，
而是單純指「現在不需要」。
例如某人很想買房子，
但後來發現區域不是他要的，
或價位和他設定的差很多等等。
簡單說，就是對方不考慮我銷售的物件。
雖然如此，這類名單也不會刪掉，
畢竟，緣分難料～
搞不好未來某個案件就有可能符合他需要，
或者資源整合，
好比說某個W級客戶家中開藥房，
哪天剛好有客戶提到藥房相關事務，
就可以產生連結。
此外，也有可能分享給開拓不同市場族群的夥伴，總之，就列入通訊資料庫中管理。
Z:位在英文26字母的最末一個，
在我通訊錄中，Z指的就是拒絕往來戶。
不一定是指最沒錢的，
而是指被列為不歡迎名單，
也就是傳統術語講的「奧客」，
可能不懂行情又只想殺價，
或者交易不誠信，開空頭支票等等。
那如果不喜歡這個人，
為何不直接從通訊錄刪除?
那是因為，身為一個業務，
會認識成千上萬人，可能隔個兩三年，
不小心又遇到這個人，若當初刪除資料，
可能就忘了當初的教訓。
但如今通訊錄仍找得到，一看是Z，那我才會自我警覺。
L:就是Long-term的意思，
這是指需要比較長期經營的客戶，
也就是說，基於某種原因，
對方並非沒意願要買，
只是短期內不會下決定。
好比說，他可能喜歡某個地區，
但覺現階段該地區尚未發展，
可能再等個三五年再進場。
或者有人覺得這類建案他喜歡，
可是還是要徵求孩子的意見，
而孩子可能半年後才回國等等，
也曾碰到想買但手頭預算暫時不夠，
可是等年終獎金領完就有機會。
這類總之可能三個月半年期間內不會決定，
要花時間經營的就是L。
比較上，前面提的W級客戶是根本不考慮要買，相對來說，
這裡的L級客戶就比較是有意願要買只是需要一些時間等待，
這種客戶，需要保持聯繫，
但不需太緊迫盯人，
例如大約一個月偶爾問候一下就可。
D:這裡是指 I don’t know的意思，
就是我不知道這個客戶的狀況，
無法判定是屬於會買還是不買，
因為看似想買又看似沒意願，
我也不知道他的財力，
無法立即歸類是哪一級。
當然這類型的客戶，並非拒絕往來戶，
也尚未定義是長期客戶，
總之，就是依然要花時間去經營。
等後續蒐集更多資訊後，
就可以做更精密的分類。
◎ 通訊錄管理就是完好的人脈管理
善用通訊錄管理，
不只是接電話或找客戶時，
能有效率地判別，並且實際業務拓上，
也能真正成為很好的輔助工具。
好的通訊錄，隨時可以被派上用場，
一打開螢幕，就帶來協助。
● 方便見機行事
舉例來說～今天我和內湖區的客戶有約～
要介紹商品，結果行前一小時，
客戶突然來電說有急事，暫時取消見面。
但一方面我已經準備出發往內湖，
二方面原本為了業務效率，
我後續也在內湖約了其他客戶。
那這時的空檔怎麼辦?
很簡單，拿出手機，點開通訊錄，
我已經依照地區分類了。
因此我可以先搜尋關鍵字「內湖」，
就會出現內湖地區的客戶清單。
包括原本就有交易互動的老客戶，
我去見見他，也許送杯咖啡，
讓對方有個驚喜。
或者跟客戶見面，兩人相談甚歡，
對方提議晚上一起吃個熱炒吧！
但一時間怎知哪裡有熱炒呢?
當眾人手忙腳亂上網查詢時，
你卻可以輕鬆拿起手機查一下通訊錄，
一分鐘內就告知客戶，
在大直那邊有間不錯的熱炒店，
我去吃過很不錯，
若可以我現在就打電話先預約吧！
電話我手機有紀錄了。
這不是很讓客戶刮目相看嗎?
● 養魚理論
通訊錄管理，還有一個長遠的好處。
那就是「把商機先保存在手機裡」。
假定我們沒有通訊錄管理，
可能今天我們去拜訪一個客戶，
知曉他們公司目前沒有預算，
但年底可以規劃明年的，現在是一月，
距年底還早，於是你把這件事記在筆記本上。然而實務上～時間久遠、諸事紛忙；
可能到時候根本就忘了這件事。
或者翻開筆記本，上面記錄某家公司，
但東找西找就是找不到當時的名片。
然而，透過通訊錄管理，
以代碼列為重要留意客戶。
也在通訊錄的備忘錄做相關註記。
到了大約差不多的時間，
你就可以一通電話過去：
「張董好久不見，記得嗎? 我是今年初有去拜訪你的某某某，想和你約見面談下年度的預算。」
簡單來說，各種「將來可能是客戶，
但現在暫時還不會交易的朋友」，
或者「先建立朋友關係，等彼此熟絡了，
就有可能成交」，這類型的資源，
雖不是現代進行式，
但封存在手機裡的資料，就是寶藏。
以魚來做比喻，手機就是那個魚池，
小魚養成大魚，就可以豐收。
● 20/80理論
通訊錄管理還可以區隔重要與次要。
廣義來看，任何人都可以成為我的客戶，
就以我手機裡四千多筆資料，
人人也都可能跟我買房子。
但畢竟實務上，有著機率問題，
我要緊抓著的，
還是那20%最可能跟我買單的人，
然而其他80%也不能放棄。
於是，透過通訊錄管理，
至少我可以隨時採取主動，
立刻打開20%的資料，
這讓我們生意成交更有效率。
掌握通訊錄，看似不重要的小事，
卻也是通往千萬業務之路的一大重要環節。
最後，很重要的一點，
記得要做好雲端管理，
通訊錄資料做好上傳雲端，
否則，哪天不小心手機遺失或損害，
客戶資料都找不到了，那可是噩夢般的災難。
#千萬教練團隊攻略
#千萬教練邢益旺
#遠雄三冠王TOP1
留言列表
1.遠雄推案(台北) (1)